و به قول معروف، Resetخودمان .
راهکارهای ارائه شده در این مقاله، کلى و نقطه شروعى براى توسعه روش مدیریت زمان هستند.

شما براى مدیریت موفق زمان، باید یک روش مدیریت زمان مناسب خود طراحى کنید.
کجفهمى ها در مورد مدیریت زمان
یکى از مشکلات ما در زمینه کنترل زمان، این است که بسیارى از ما تصورى نادرست از مدیریت زمان و کاربرد آن داریم.

آیا این موارد براى شما آشنا هستند؟
1. «مدیریت زمان، چیز خاصى نیست. من در کارم موفقم؛ پس مفهومش این است که از زمانى که در اختیار دارم، در حد مطلوب استفاده مى کنم».
ممکن است چنین باشد؛ اما چه بسا شما با رعایت اصول زمان در مدیریت، به مراتب موفقتر از این مى بودید. اگر به شما نشان داده شود که با رعایت اصول مدیریت زمان، بازدهى شما دو برابر مىشود، چه مىگویید؟ فکر مىکنید تا چه حد مىتوانید بیش از این موفق باشید؛ در حالى که همه راه حلهاى مربوط به تنظیم زمان در مدیریت، آسان است. آنچه آسان نیست، ایجاد انضباط فردى براى اجراى همین امور ساده است.
2. «من از یک تقویم تنظیم برنامه و فهرست، استفاده مى کنم؛ آیا کافى نیست»؟
این روشى است که اغلب افراد بدان توسل مى جویند که مىتواند باتلاقى فروبلعنده باشد. تقویم به شما مى گوید که امروز در کجا هستید و چه باید بکنید؛ اما در مورد آینده، چیزى نمىتواند انجام دهد و تقریباً غیرممکن است که چیزى از گذشته را یادآور شود. بهترین ابزار زمان در مدیریت، یک نظام منسجم به هم پیوسته است؛ نظرى که به شما امکان دهد تا اطلاعات لازم براى کار را کسب کنید؛ طرحها و پروژه ها را دنبال کنید؛ نگاه و توجهتان به سوى هدف متمرکز شود و تصمیمات کلیدى، ضبط گردد.
برخى، مدیریت زمان را خیلى جدى نمىگیرند و مىپندارند که این امر، شادى را از آنها مىگیرد؛ اما اگر فشار و کشمکشهاى عصبى، فراموش کردن قرارها، از دست دادن مهلتهاى تعیین شده و کارکردن تا نیمه شب، در نظر شما شادى زندگى است، با همه آنها خوش باشید. حال از این طرف به موضوع نگاه کنید؛ اگر در روز، دو ساعت وقت اضافه داشته باشید، آن گاه مىتوانید به لذت استفاده از آن پى ببرید.
3. «مدیریت زمان، آزادى آدمى را مى گیرد».
آزادى واقعى، از طریق انضباط به دست مىآید. فرض کنید به طور ناگهانى به شما پیشنهاد مىشود که به مدت یک هفته در خانهاى دولتى، در شیراز اقامت کنید و شما فقط دو روز فرصت دارید تا حرکت کنید. آیا آنقدر آمادگى دارید که در برنامه هایتان به گونهاى تجدیدنظر کنید تا بتوانید بروید؟ 

این، آزادى واقعى است.
4. «مدیریت زمان، براى انجام برخى کارها خوب است؛ اما در کار من، خلاقیت وجود دارد و نمىتوانم درگیر روزمرگى و امور جارى متعارف شوم».
مدیریت زمان، اساساً به معناى روزمرگى نیست؛ بلکه تأکید اصلى آن، بر انضباط فردى است. بهرهگیرى مؤثر از زمان، به شما امکان مىدهد تا خلاقیت خود را به کار گیرید. این کار، شما را از نگرانى و امور کسالتبارى که مانع از اندیشه خلاق است، مىرهاند.
5. «اصولى که براى اجراى مفاد مدیریت زمان، لازم است، بسیار دور و دراز است؛ من وقت ندارم به همه این اصول، عمل کنم».
درست است؛ وقت ندارید و درست است که تدوین برنامه روزانه که کارى جدید است، وقتتان را مى گیرد؛ اما وقتى با این کارها خو گرفتید، واقعاً وقتگیر نیست؛

چند دقیقه صرف وقت، موجب صرفه جویى چند ساعته مىشود.
و اما :

1. مهمترین نکته در مدیریت زمان، این است که ابتدا باید هدف مشخصى در کارهایتان داشته باشید.
ضربالمثلى مى گوید: «اگر نمىدانید کجا مىروید، مهم نیست که کدام راه را انتخاب مى کنید»

و مىتوان اضافه کرد که «مهم نیست که براى رسیدن به جایى که نمىدانید کجاست، چه قدر زمان صرف مى کنید».
بدون هدف، سراسر زندگى ما، بى ثمر، بى فایده و بدون اثر خواهد بود و بدون تعیین زمان،

 حتى ساده ترین هدفها دست نیافتنى مىشوند. تعیین هدف، به شما وقت بیشترى عطا مىکند.
طبیعت بشرى، چنان شکل گرفته که اگر در روزى معین، فاقد هدف خاصى باشد، زمان خود را به بیهودگى صرف مىکند و از سوى دیگر، اگر داراى چندین هدف اصلى باشیم و آنها را به دقت دنبال کنیم و اگر با مبانى مدیریت زمان آشنا باشیم، مىتوانیم در همان روز گامهایى مهم برداریم. کلید اصلى در این راه، تعیین اولویتهاى واقعى است. داشتن هدفى که فعالیتهاى خود را در طول روز بر محور آن تعیین کنید، زمینهاى را فراهم مىآورد تا به طور موفقیت آمیزى، از طریق مدیریت زمان، گامى مثبت به سوى آن هدف بردارید.
2. براى رسیدن به هدفهایتان برنامه ریزى کنید.
روزتان را برنامه ریزى کنید؛ به جاى آنکه اجازه دهید در خدمت خواستهها و حتى هوسهاى دیگران باشد.
روشهای برنامه ریزى

1. هدفهاى درازمدت وضع کنید و براى رسیدن به آنها، مقصدهاى کوچکى را قرار دهید تا شما را به آن هدفها مرتبط سازند.
2. اولویتها را به نسبت اهمیت آنها در میان اهداف و مقصدها، مشخص کنید.
3. انرژى خود را ارزیابى کرده، ساعاتى را که مىتوانید در حد مطلوب کار کنید، مشخص کنید.
4. با توجه به این مبنا یعنى اهداف، اولویتها و ساعات کار مطلوب، برنامه کار روزانه تان را مشخص کنید و روى کاغذ بیاورید. هیچ چیز براى تنظیم وقت، ارزشمندتر از برنامه مدون روزانه نیست. بدون وجود چنین برنامهاى، همواره در خدمت خواسته هاى دیگران خواهید بود؛ اما با وجود این برنامه، همواره مىدانید در کجا هستید و در کجا باید باشید و با اهمیتى به همین شدت، مى دانید با امورى که در طول روز، جلوى رویتان طرح مىشوند، چگونه برخورد کنید؛ زیرا ضرورتهاى دیگرى از پیش برایتان تعیین شدهاند.
در هدف گزینى درست، باید ابتدا هدف بلندمدت را تعیین کرد و در راستاى آن هدف بلندمدت، مقصدهایى را مشخص کرد؛ مثلاً «داشتن کسب و کارى مستقل براى خود، در پنج سال آینده»، همان هدف بلندمدت است؛ سپس هر گامى که برداشته مىشود، باید در مسیر آن هدف نهایى باشد؛ بدین معنا که باید یک رشته هدفهاى کوتاه مدت که معمولاً مقصد خوانده مىشوند، تعیین شوند. به سخن دیگر، باید یک هدف بزرگ تعیین کرد و آن هدف را خرد کرد و به هدفهاى کوچکترى تقسیم کرد؛ هدفهایى که انجام آنها آسانتر و در مدتى کوتاهتر، تحقق پذیر باشند.
3. از بهترین زمان روز خود سود ببرید.
ممکن است به این مسئله پى برده باشید که در مواقعى از روز، احساس چابکى و سرحالى ذهنى و جسمى بیشترى مىکنید. این مواقع، زمان سرحالى بدن شما نیز هست؛ چون در این اوقات، بهتر مىتوانید کار کنید. برنامه هاى خود را چنان طرح ریزى کنید که کارهاى اولویتدار شما، بیشتر در این مواقع باشد تا بازده عمل نیز بالا رود.
براى مثال، بسیارى از مردم مىدانند که بهتر است کارهایى را که به خلاقیت بیشترى نیاز دارد، صبحها انجام دهند و کارهاى متداول و روزمره را به بعد از ناهار موکول کنند؛ زیرا در این ساعات، بدن با افت انرژى و کمبود نیرو روبهرو مىشود.
4. ناخوشایندترین کار هر روز را اول انجام دهید.
یک ضرب المثل قدیمى مى گوید: «روز خود را با خوردن یک قورباغه زنده شروع کنید». اگر وظایف ناخوشایند و مخالف میل خود را به آخر هر روز موکول کنیم، نتیجهاى جز نگرانى و به فکر فرورفتن به بار نخواهد آورد و حتى انجام کارهاى دیگر را نیز تحت الشعاع قرار مىدهد. از این رو، در صورت امکان، کارهایى را که کمتر مایل به انجام آنها هستید، همان اول روز انجام دهید.
5. براى هر کارى، یک ضرب الاجل قرار دهید.
هر کارى را بیش از اندازه طول ندهید. وقتى کارى به قدر کافى خوب انجام شد و شما را به مقصود مورد نظرتان رساند، کافى است و خود را در دام کمال طلبى اسیر نکنید.
6. یک فهرست از کارهایتان درست کنید.
براى این که این فهرست مفید باشد، باید روزانه تهیه شود و فقط کارهاى مهم (و نه کارهاى عادى و روزمره) را فهرست کنید و بدین صورت، از طولانى شدن و بىنظمى آن جلوگیرى کنید.
7. قانون پارتو را فراموش نکنید.
اقتصاددان ایتالیایى، «ویلفردو پارتو»، قانونى در اولویتبندى دارد که بسیار مفید است. قانون پارتو مىگوید: «تقریباً 80 درصد نتیجه مورد نظر، از 20 درصد تلاشهایى حاصل مىشود که انجام مىدهیم». براى این که کارهاى خود را به صورت مؤثر اولویت بندى کنید، باید 20 درصد مهم آن را جدا کنید. وقتى کارهاى مهم تعیین شدند، شما مىتوانید بر اقداماتى تمرکز کنید که بیشترین نتیجه مورد نظر را حاصل مىکنند. هنگام تحلیل چگونگى گذراندن اوقات خود، متوجه خواهید شد که خیلى از اوقات شما صرف کارهاى کوچک و ناچیز مى شود. به همین دلیل، توان شما صرف حوزه هاى اصلى و حیاتى - که نیازمند تلاش بیشتر هستند - نمىشود.
8. از امروز به بعد، روزانه 10 دقیقه را به امور زیر اختصاص دهید:
الف) پى گیرى زمان؛ این کار نباید بیش از 5 دقیقه وقت شما را بگیرد. اگر بیش از این وقت شما را اشغال کرد، احتمالاً جزئیات زیادى را در آن وارد مى کنید؛ جزئیات را حذف کنید.
ب) تجزیه و تحلیل زمان در پایان کار؛ روزانه چند دقیقه صرف تجزیه و تحلیل جدول پى گیرى زمان خود کنید و راههایى را کشف کنید که با حذف کردن، تأخیر انداختن و واگذار کردن امور، وقت بیشترى را صرفجویى کنید.
9. لازم نیست همه کارها را خودتان انجام دهید.
واقعیت این است که اگر سعى کنید همه کارها را خودتان انجام دهید، هیچ کارى را درست به پایان نخواهید رساند. اگر بخواهید در مقابل تقاضاهاى فزاینده صرف وقت، جان سالم به در برید، باید بیاموزید که چه زمانى واگذارى اختیار کنید و یا کار ویژه را کنار بگذارید. این را هم بدانید که واگذارى اختیار زمان، جلوى اتلاف وقت شما را مىگیرد و در این صورت، مىدانید کى و چگونه واگذارى اختیار کنید.
10. روشها را با موقعیت خود تطبیق دهید.
باز هم مىگوییم که رهنمودهاى ارائه شده در این مقاله، کلى و نقطه شروعى براى توسعه روش مدیریت زمان هستند. براى مدیریت موفق زمان، باید یک روش مدیریت زمان، مناسب خودتان، طراحى کنید.

کتب مفید برای مطالعه بیشتر
1. روش مدیریت ویل دان
2- قورباغه را قورت بده
3. از خوب به عالی